ApproveAI อ่านเอกสาร และงานอัตโนมัติ
แพ็กเกจนี้คืออะไร
สองแพ็กแรกจบที่ข้อมูลถูกต้องอยู่ในตาราง แพ็กนี้พาข้อมูลเดินต่อจนถึงระบบบัญชีจริง โดยมีคนกดยืนยันก่อนหนึ่งชั้น หัวหน้าเห็นทั้งชุดว่ามีอะไรจะเข้าบ้าง กดอนุมัติหรือตีกลับได้ทีละใบ และทุกการอนุมัติถูกบันทึกไว้ว่าใครกด ใบไหน เมื่อไหร่ ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ตรวจสอบบัญชีถามหาเสมอ
แพ็กนี้ยังจับรายการผิดปกติให้ด้วย สามแบบที่เจอบ่อยที่สุดคือใบเดิมถูกส่งเข้ามาสองรอบแล้วจ่ายซ้ำ ยอดของผู้ขายรายเดิมกระโดดผิดปกติ และผู้ขายรายใหม่ที่ไม่เคยจ่ายมาก่อน ทั้งสามอย่างนี้เป็นเรื่องที่คนมองไม่เห็นเพราะมันดูปกติเมื่อดูทีละใบ แต่เห็นชัดทันทีเมื่อระบบเทียบกับประวัติทั้งหมด
และเพราะเอกสารพวกนี้เป็นความลับของบริษัท ผมแนบรายงานตรวจความปลอดภัยของระบบที่ส่งมอบไปด้วย บอกว่าข้อมูลอยู่ตรงไหน ใครเข้าถึงได้บ้าง และผมปิดช่องอะไรไว้แล้ว
ลองดูของจริง
ผู้ขาย วันที่ และยอด ตรงกับ INV-2041 ที่เพิ่งอนุมัติไปในชุดเดียวกัน เลขที่เอกสารต่างกันแต่เป็นของชิ้นเดียวกัน
ผู้ขายรายนี้ไม่เคยมีรายการจ่ายมาก่อน และยอดแรกสูงกว่าค่าเฉลี่ยของผู้ขายรายใหม่ทั้งหมด
นี่คือตัวจำลองหน้าจอของระบบที่ส่งมอบจริง ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในหน้าเว็บนี้ ไม่ได้ต่อกับโปรแกรมบัญชีไหน ของจริงส่งเข้าโปรแกรมบัญชีที่คุณใช้อยู่ 1 ระบบ และเงื่อนไขเตือนตั้งได้ 3 ข้อตามที่เคยเสียหายจริงในบริษัทคุณ
สิ่งที่คุณจะได้ ทั้งหมด
รายการนี้คือขอบเขตงานทั้งหมดของแพ็กเกจนี้ ไม่มีข้อไหนซ่อนไว้ในสัญญา
- ทุกอย่างในแพ็กเกจ Check
- สายอนุมัติ หัวหน้ากดยืนยันก่อนเข้าบัญชีจริง ใครอนุมัติใบไหนเมื่อไหร่ถูกบันทึกไว้ทุกครั้ง
- เชื่อมส่งข้อมูลเข้าโปรแกรมบัญชีหรือระบบหลังบ้านที่คุณใช้อยู่ 1 ระบบ
- จับรายการผิดปกติ จ่ายซ้ำใบเดิม ยอดกระโดดผิดปกติ และผู้ขายที่ไม่เคยจ่ายมาก่อน
- สรุปส่งเข้าอีเมลหรือ LINE ทุกเดือน และเตือนทันทีเมื่อเจอรายการผิดปกติ ไม่ต้องเปิดเข้าไปดูเอง
- รายงานตรวจความปลอดภัยของระบบที่ส่งมอบ เพราะเอกสารพวกนี้เป็นความลับของบริษัท
- ดูแลให้ฟรี 1 เดือนแรกหลังส่งมอบ
- ค่าอ่านเอกสารที่จ่ายให้ผู้ให้บริการ AI ราคาตลาดตอนนี้อยู่ที่ราวใบละ 1–2 บาท จ่ายในบัญชีของคุณเองเพื่อให้ระบบเป็นของคุณจริง ถ้าเดือนหนึ่งมี 500 ใบก็ประมาณ 600–1,000 บาท ผมคำนวณจากปริมาณจริงของคุณให้ดูก่อนเริ่มเสมอ และนี่ไม่ใช่ค่าของผม
- การรับประกันความแม่นยำ 100% ไม่มีระบบไหนทำได้จริง ผมจึงออกแบบให้มีขั้นตอนคนตรวจซ้ำเฉพาะใบที่ระบบไม่มั่นใจ แทนที่จะให้ตรวจทุกใบเหมือนเดิม
- การอ่านลายมือเขียน ระบบอ่านเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้ดีมาก แต่ลายมือยังไม่แม่นพอที่ผมจะกล้ารับประกัน
- การจัดหมวดหมู่บัญชีตามมาตรฐานบัญชีไทยแบบอัตโนมัติทั้งหมด ระบบเสนอหมวดให้ได้ แต่ควรมีคนบัญชีตรวจก่อนบันทึกจริง
คำถามที่พบบ่อยของแพ็กเกจนี้
เชื่อมกับโปรแกรมบัญชีของผมได้แน่ไหม
ผมตอบหลังจากดูของจริงเท่านั้นครับ ถ้าโปรแกรมมีช่องทางให้ส่งข้อมูลเข้าโดยตรง งานจะตรงไปตรงมา ถ้าไม่มี ผมทำเป็นไฟล์นำเข้าตามรูปแบบที่โปรแกรมนั้นรับได้แทน ซึ่งยังทำให้ไม่มีใครต้องพิมพ์ซ้ำเหมือนกัน แต่ถ้าเป็นโปรแกรมที่ปิดสนิทจริงๆ ผมจะบอกก่อนตกลงงาน ไม่ใช่มาบอกตอนส่งมอบ
ถ้าอนุมัติผิดไปแล้ว แก้ได้ไหม
ตัวรายการที่เข้าบัญชีไปแล้ว ต้องแก้ในโปรแกรมบัญชีตามขั้นตอนของมัน ผมไม่ทำให้ระบบไปย้อนแก้ของในบัญชีเอง เพราะนั่นคือการลบร่องรอย สิ่งที่ระบบทำคือเก็บบันทึกไว้ว่าใครอนุมัติใบไหนเมื่อไหร่ ทำให้ตามกลับได้ว่าเกิดอะไรขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ตรวจสอบต้องการมากกว่า
จับจ่ายซ้ำได้ยังไงในเมื่อเอกสารคนละใบ
ระบบไม่ได้ดูแค่เลขที่เอกสาร แต่ดูชุดของ ผู้ขาย วันที่ และยอด ประกอบกัน ใบที่เลขต่างกันแต่สามอย่างนี้ตรงกันหมดจะถูกยกขึ้นมาเตือน เพราะในทางปฏิบัติมันมักเป็นใบเดิมที่ถูกออกใหม่หรือถูกส่งเข้ามาซ้ำ ระบบไม่ได้ตัดสินแทนคุณ มันแค่ไม่ปล่อยผ่านเงียบๆ
รายงานตรวจความปลอดภัยที่แนบมา มีอะไรบ้าง
บอกว่าข้อมูลถูกเก็บไว้ที่ไหนและเข้ารหัสหรือไม่ ใครเข้าถึงได้บ้างและด้วยสิทธิ์อะไร ช่องทางที่รับไฟล์เข้ามาถูกกันอะไรไว้ และจุดที่ยังเหลือความเสี่ยงพร้อมข้อเสนอว่าควรทำอะไรต่อ เป็นเอกสารแบบเดียวกับที่ผมส่งให้ลูกค้าบริการตรวจความปลอดภัย ดูตัวอย่างฉบับเต็มได้จากหน้าตัวอย่างรายงานบนเว็บนี้
หลังส่งมอบแล้วผมดูแลต่อเองได้ไหม
ได้ครับ ซอร์สโค้ดกับคู่มืออยู่ในบัญชีของคุณตั้งแต่วันแรก และผมเขียนวิธีเพิ่มเอกสารประเภทใหม่ไว้ให้ด้วย ทีมไอทีของคุณทำต่อได้เอง ถ้าอยากให้ผมดูแลต่อรายเดือน มีบริการแยกอยู่แล้วและซื้อทีหลังได้ ไม่ได้บังคับผูกไว้ตั้งแต่ตอนซื้อ